Új eljárásrend a közérdekű adatigények kezelésére DPO-ügyfeleinknek
Kedves adatvédelmi tisztviselő szerződéssel rendelkező partnerünk!
Az elmúlt időszakban jelentősen megnőtt a közérdekű adatigények száma, terjedelme és jogi összetettsége. Egy-egy adatigény teljes kivizsgálása, a kiadhatóság jogi megítélése és a válasz előkészítése rendszeresen több órás, esetenként több napos szakjogászi munkát igényel.
Tudjuk, hogy ezeknek az ügyeknek a kezelése nektek is komoly feladatot jelent, de ez számunkra már olyan mértékű többletterhelést okoz, amely minden más munkát tervezhetetlenné, kezelhetetlenné tesz, veszélyezteti vállalásaink teljesítését.
A DPO-szolgáltatás havi díja a szerződésben meghatározott összes feladat ellátására 2 óra munkavégzést tartalmaz, és eddig a havi 2 órás keretet meghaladó közreműködés külön díját nem érvényesítettük következetesen. A közérdekű adatigényekhez kapcsolódó jelentős többletmunkát sok esetben az alacsony havidíj keretében végeztük el.
A jelenlegi ügyteher mellett ezt a gyakorlatot már nem tudjuk fenntartani, de szeretnénk olyan megoldást javasolni, amellyel az adatigények teljesítése többletkiadás nélkül, kevesebb szakjogászi közreműködéssel is előkészíthető. Ehhez ismételten rendelkezésetekre bocsátjuk a közérdekű adatigények kezelésére vonatkozó legújabb, aktualizált szabályzatmintánkat és kéréseteknek megfelelően a következő igénynél vagy soron kívül rövid tájékoztatást adunk a gyakorlati használatáról. A szabályzat melléklete válaszlevélmintákat is tartalmaz, melyek alapján az adott adatigény adataival a válasz tervezetét többletköltség nélkül ti is elő tudjátok készíteni. Így a közreműködésünk azokra a kérdésekre összpontosítható, amelyek valóban jogi vizsgálatot igényelnek.
A közérdekű adatigények kezelésében a következő rend szerint dolgozunk:
Ez az eljárásrend kizárólag a velünk hatályos DPO megbízási szerződéssel rendelkező ügyfeleinkre vonatkozik - így tudjuk a havidíjas konstrukciót jelentős áremelés nélkül fenntartani, a szükséges jogi közreműködést a DPO-ügyfeleink számára a szokásosnál lényegesen kedvezőbb óradíjon biztosítani.
Más ügyfelek közérdekű adatigényekhez kapcsolódó kizárólag írásos megkereséseit csak korlátozottan tudjuk vállalni és minden esetben egyedileg bíráljuk el.
1. Az adatigény megküldése
A beérkezett közérdekű adatigényt a beérkezést követően minden esetben küldjétek meg kizárólag a dpo@ipmonitoring.hu címre akkor is, ha úgy ítélitek meg, hogy az ügyet önállóan is tudjátok kezelni. Ne a kollégák közvetlen címére küldjétek és csak sürgős esetben érdeklődjetek azonnal telefonon.
Ha az adatigényt önállóan kezelitek, akkor az e-mailben ezt kérjük külön jelezni - ebben az esetben olyan mértékben kapcsolódunk be az ügy kivizsgálásába, ahogyan azt kéritek.
Ha kéritek a DPO közreműködését az adatigény egyedi kivizsgálásában, kérjük megküldeni:
- az adatigény eredeti, teljes szövegét,
- a beérkezés pontos időpontját,
- az addigi levelezést és
- annak a munkatársnak a nevét és elérhetőségét, akivel az ügyben egyeztethetünk.
2. Az adatigény előzetes áttekintése, a közreműködő szakjogász kijelölése
Az adatigényt pár órán belül áttekintjük és szükség esetén telefonon egyeztetünk.
Ha a beérkezett adatigényt tartalmazó e-mailben kéritek a DPO közreműködését az adatigény egyedi kivizsgálásában, az ügy összetettsége alapján kijelöljük azt az adatvédelmi szakjogászt, aki a továbbiakban az adott ügyben közreműködik. Ettől kezdve az ügy szakmai egyeztetése vele történik.
A kijelölt szakjogász rövid időn belül e-mailben visszajelez, jelzi a további szükséges lépéseket, adatokat vagy dokumentumokat és szükség esetén telefonon pontosítást kér.
3. Az adatigény értelmezése és a kiadhatóság jogi megítélése
Elsődlegesen az önkormányzat feladata annak meghatározása, hogy az adatigény pontosan milyen adatokra irányul.
Ha az adatigény nehezen értelmezhető, túl tág vagy többféleképpen értelmezhető, a kijelölt szakjogász segít az adatigény tartalmának és terjedelmének pontos meghatározásában.
A kiadhatóság jogi megítélését minden közérdekű adatigény esetén elvégezzük és e-mailben érkező kérdés esetén a kijelölt szakjogász e-mailben válaszol.
A DPO szakmai véleményt és jogi tanácsot ad. Ennek során vizsgálja, hogy a kért adatok teljes egészében kiadhatók-e, fennáll-e olyan jogszabályi korlátozás, amely az adatok teljes vagy részleges kiadását kizárja, szükséges-e egyes adatok kitakarása vagy indokolt-e az adatigény részleges vagy teljes megtagadása.
A vizsgálat kiterjedhet személyes adatokra, döntés megalapozását szolgáló adatokra, üzleti titokra és más olyan adatokra, amelyek nyilvánossága jogszabály alapján korlátozott, ez a DPO-közreműködés egyik legfontosabb része.
Ennek különös jelentősége van személyes adatot tartalmazó iratoknál. Nem kiadható személyes adat jogosulatlan továbbítása vagy nyilvánosságra hozatala adatvédelmi incidenst okozhat. Az eset körülményei alapján hatósági bejelentési kötelezettség is felmerülhet. A téves adatkiadás az érintett panaszához, hatósági eljáráshoz vagy más jogi eljáráshoz is vezethet.
4. A teljesítési határidő figyelése és az esetleges hosszabbítás megítélése
Az adatigény beérkezésének időpontját és a teljesítési határidőt az önkormányzatnak kell nyilvántartania és figyelnie. Ezt a felelősséget a DPO nem tudja és nem is veheti át. Kérésre segítünk a teljesítési határidő kiszámításában és az esetleges hosszabbítás feltételeinek megítélésében.
Ha felmerül a teljesítési határidő meghosszabbításának szükségessége: kérjétek a kijelölt szakjogász segítségét. Megvizsgáljuk, hogy az adott ügyben fennállnak-e a hosszabbítás jogszabályi feltételei.
A szabályzat melléklete ehhez is tartalmaz mintát. Alapesetben az önkormányzat a szabályzat alapján maga is meg tudja ítélni, hogy indokolt-e a teljesítési határidő meghosszabbítása. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha az adatigény jelentős terjedelmű, nagyszámú adatra vonatkozik vagy teljesítése aránytalan munkaerő-ráfordítást igényel. Ha ennek megítélése bizonytalan vagy az ügy összetett, kérjétek a kijelölt szakjogász segítségét.
5. A kért adatok és iratok összegyűjtése, az adatok teljességének és valóságtartalmának ellenőrzése
A jogi értékelés alapján a kért adatokat és dokumentumokat az önkormányzat gyűjti össze, mivel ő tudja megállapítani, hogy milyen adatok állnak rendelkezésre, hol találhatók és mely szervezeti egység kezeli azokat.
Az önkormányzat feladata annak ellenőrzése, hogy az összegyűjtött adatok teljesek és tartalmilag helyesek-e.
A DPO nem adatgazda. Az adatok tartalmi helyességét és teljességét nem tudja az önkormányzat helyett ellenőrizni.
6. A kiadásra előkészített adatok és dokumentumok kiadhatóság szempontú ellenőrzése, a kiadhatóságról szóló végleges döntés
A jelenlegi gyakorlatnak ezt a részét mindenképpen szeretnénk megtartani: ha kéritek a DPO közreműködését az adatigény egyedi kivizsgálásában, akkor a kiadásra előkészített adatokat és dokumentumokat küldjétek meg a kijelölt szakjogász részére még az adatok kiadása előtt. Ekkor már a ténylegesen kiadásra szánt dokumentumokat vizsgáljuk át abból a szempontból, hogy maradt-e bennük olyan adat, amely nem adható ki, szükséges-e további kitakarás vagy más korlátozás.
Ez különösen fontos azért, mert a jogi kérdés helyes megítélése önmagában nem zárja ki azt, hogy a ténylegesen összeállított iratban olyan személyes vagy más védett adat maradjon, amelyet nem lehet az adatigénylő részére átadni.
A DPO szakmai véleményt és jogi tanácsot ad. A kiadhatóságról szóló végleges döntést az önkormányzat hozza meg.
7. A válaszlevél-tervezet előkészítése
A rendelkezésetekre bocsátott szabályzat és a hozzá tartozó minták, sok esetben a korábbi adatigények alapján az önkormányzat elő tudja készíteni a válaszlevél tervezetét. Ide tartozik az adott ügy konkrét adatainak rögzítése, a kiadott adatok megjelölése és a csatolt dokumentumok felsorolása.
8. A válaszlevél-tervezet jogi felülvizsgálata
Az önkormányzat által előkészített válaszlevél-tervezetet kérésre átvizsgáljuk, szükség esetén javítjuk vagy kiegészítjük.
A szerződésünk szerint a DPO segíti az önkormányzatot az adatigény kivizsgálásában és az adatigénylőnek küldendő válaszlevél-tervezet elkészítésében, mely közreműködést jelent. Nem jelenti azt, hogy minden közérdekű adatigény teljes feldolgozása és a teljes válasz önálló elkészítése automatikusan a DPO feladata. Ha az adatigény nem tipikus, ismétlődő ügy, akkor javasoljuk, hogy a válaszlevél-tervezetet az adatigénylő részére történő megküldés előtt küldjétek meg részünkre jogi ellenőrzésre.
9. A válasz véglegesítése és megküldése
A végleges válasz jóváhagyása, aláírása és megküldése az adatigénylő részére az önkormányzat feladata.
10. A közérdekű adatigény nyilvántartása
A nyilvántartást az önkormányzat vezeti. A szerződés alapján kérésre ebben is közreműködünk.
11. A teljesítéssel kapcsolatos adatszolgáltatások előkészítése
A szükséges adatokat az önkormányzat biztosítja. Kérésre közreműködünk az adatszolgáltatás előkészítésében.
Ha teljes szakjogászi közreműködést kértek:
A fenti folyamat betartása mellett várhatóan havi egy átlagos összetettségű közérdekű adatigény kezelése belefér a szerződés szerinti 2 órás havi időkeretbe. Az egyes ügyek tényleges időigénye azonban előre nem minden esetben becsülhető meg pontosan.
Ha e-mailben kéritek, hogy egy adatigényt a kezdetektől a válaszlevél elkészítéséig teljes körűen dolgozzunk fel, akkor a tényleges szakjogászi ráfordítás alapján számolunk el: ha a munkavégzés meghaladja a szerződés szerinti havi 2 órás időkeretet, a többletmunka külön díjazással jár.
A mindenkor érvényes díjainkat a weboldalunkon árlistánkban tesszük közzé.
DPO megbízási szerződéssel rendelkező ügyfeleink részére az adatvédelmi tanácsadást és a kapcsolódó munkavégzést kedvezményes díjon biztosítjuk.
Ha már az ügy megkezdésekor látható, hogy a teljes körű feldolgozás várhatóan meghaladja a rendelkezésre álló időkeretet, akkor ezt és a várható többletdíjat előre jelezzük.
Fontos, hogy a havi 2 órás keret nem egy közérdekű adatigényre vonatkozik, hanem ez a szerződésben meghatározott összes DPO feladatra rendelkezésre álló havi időkeret.
Telefonon továbbra is időkorlát nélkül rendelkezésetekre állunk rövid szakmai egyeztetésre, kérdések tisztázására és az ügy átbeszélésére.
A havi DPO-keret növelésére is van lehetőség:
Ha úgy látjátok, hogy a jelenlegi havi 2 órás keret rendszeresen kevés, lehetőség van magasabb havi óraszám meghatározására. A jelenlegi havi 2 órás rendelkezésre állást rendkívül alacsony óradíjjal biztosítjuk. Ha ezt a keretet szeretnétek növelni, keressetek bennünket. Rendszeres közérdekű adatigények esetén a magasabb havi keret kiszámíthatóbb megoldás lehet az eseti többletmunka elszámolásánál.
Külön írásos jogi vélemények és állásfoglalások
A DPO-feladatok ellátása során nemcsak közérdekű adatigényekkel kapcsolatban merülhet fel külön írásos jogi vélemény, állásfoglalás vagy más szakmai dokumentum elkészítésének igénye. Ilyen lehet például hatóság, érintett, polgármester, intézményvezető vagy más vezető részére készített részletes írásos szakmai álláspont.
Az ilyen dokumentumok előkészítése, ellenőrzése és véglegesítése az ügy összetettségétől függően jelentős szakjogászi időráfordítást igényelhet. Az elkészítésükre fordított idő természetesen beleszámít a szerződés szerinti havi időkeretbe, a havi 2 órás keretet meghaladó munkavégzés külön díjazással jár.
DPO megbízási szerződéssel rendelkező ügyfeleink részére ezt a munkát a honlapunkon közzétett, DPO-ügyfelekre irányadó kedvezményes díjon végezzük.
A mindenkor érvényes díjainkat a weboldalunkon árlistánkban tesszük közzé.
A változtatásra azért kényszerültünk, hogy a megnövekedett ügyteher mellett is folyamatosan, magas szakmai színvonalon és továbbra is rendkívül kedvező díjon tudjuk biztosítani a tanácsadást és az adatvédelmi, adatvédelmi tisztviselői feladatok ellátását.
Kérjük a fenti eljárásrend megértését és betartását.
Célunk nem a közérdekű adatigényekhez kapcsolódó segítség csökkentése. A munkamegosztást szeretnénk úgy kialakítani, hogy a jogászi kapacitást elsősorban azokban a kérdésekben tudjuk biztosítani, ahol arra valóban szükség van.
Kérjük és köszönjük az együttműködéseteket!
Elérhetőségünk: ipmonitoring.hu/kapcsolat
Kereshető munkatársaink:
- Dr. Neuwirth Barbara adatbiztonsági és adatvédelmi szakjogász, adatvédelmi szakmai vezető +36 30 525 2526 - dr.neuwirth.barbara@ipmonitoring.hu
elsősorban adatvédelmi tisztviselői szerződéssel rendelkező ügyfeleink számára - Dr. Gergelyné dr. Bodnár Márta adatvédelmi szakértő +36 20 521 8950 - dr.bodnar.marta@ipmonitoring.hu
elsősorban GDPReg adatkezelési rendszer felhasználók számára - Dr. Kresák Réka compliance szakjogász, adatvédelmi szakértő +36 30 436 42 88 - dr.kresak.reka@ipmonitoring.hu
elsősorban GDPReg adatkezelési rendszer és eJelent bejelentés kezelő rendszer felhasználók számára