Nem mindegy, hogy oldal, profil vagy csoport – a közösségi médiafelületek önkormányzati használatának kockázatai
Az önkormányzatok és intézményeik ma már természetes módon használják a közösségi médiát a lakosság tájékoztatására, a nyilvánosság biztosítására, valamint számos pályázat esetében a tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségek teljesítésére.
A Facebook-, Instagram- és más közösségi médiafelületek létrehozása sok esetben évekkel ezelőtt, különösebb jogosultságkezelési szabályok nélkül történt: valamelyik munkatárs létrehozott egy felületet, elkezdte kezelni, majd az idővel a szervezet hivatalos kommunikációs csatornájává vált.
A kockázat már a felület létrehozásakor kialakulhat, ha nem a szervezeti kommunikációra megfelelő felülettípust választják, vagy a hozzáféréseket úgy alakítják ki, hogy a szervezet nem rendelkezik önállóan a felület felett. Különösen kockázatos az a ma is előforduló gyakorlat, amikor az önkormányzat vagy intézmény nevével személyes Facebook-, Instagram- vagy más felhasználói profilt hoznak létre, és azt használják szervezeti kommunikációra.
A probléma súlya rendszerint csak később válik igazán láthatóvá: például amikor új kezelőt kellene kijelölni, egy meglévő jogosultságot vissza kellene vonni, vagy a felületet kezelő személy jogviszonya megszűnik.
A továbbiakban a leggyakrabban használt közösségi médiafelületre, a Facebookra koncentrálva mutatjuk be a legfontosabb gyakorlati szempontokat és kockázatokat.
Facebook-oldal, személyes profil vagy csoport – nem ugyanaz!
A Facebookon szervezeti kommunikáció során alapvetően három eltérő konstrukcióval találkozhatunk: oldallal, személyes profillal és csoporttal.
A különbség nem csak elnevezésbeli: eltér a felületek célja, működése és – ami szervezeti szempontból a legfontosabb – a hozzáférések és jogosultságok kezelése is.
1. Facebook-oldal – a szervezeti kommunikációra megfelelő forma ✅
Az oldalhoz több személy számára adható kezelési jogosultság, a jogosultságok elkülöníthetők, módosíthatók és visszavonhatók.
Az oldal kezelője a saját Facebook-fiókjával azonosítja magát, de nem az ő személyes profilja maga a szervezeti kommunikációs felület. A szervezet oldalához kap kezelési jogosultságot, amely más személynek is megadható vagy visszavonható.
Így a felület működése nem válik egyetlen munkatárstól függővé, és a kezelők személyének változása mellett is folyamatosan használható marad.
Mit lát ebből a látogató? A Facebook-oldalon jellemzően követők, követés, „Követők” menüpont és az oldalhoz kapcsolódó funkciók jelennek meg. Önmagában a „követő” megjelölés azonban nem döntő, mert személyes profilnak is lehetnek követői.
Jó példa a saját Facebook-oldalunk. Ha hasznosnak találják szakmai tartalmainkat, kövessék oldalunkat, hogy értesüljenek új cikkeinkről és gyakorlati útmutatóinkról.
2. Személyes Facebook-profil – nem megfelelő szervezeti kommunikációs felület ❌
A személyes Facebook-profil egy természetes személy felhasználói fiókjához kötődik. Attól, hogy a profil az „Önkormányzat”, „Polgármesteri Hivatal”, valamely intézmény vagy akár egy település nevét viseli, és annak címerét használja, technikailag még személyes profil marad.
Szervezeti használat esetén az jelenti a problémát, hogy a kommunikációs felület nem olyan önálló szervezeti oldal, amelyhez a szervezet kezelési jogosultságokat oszt ki, hanem egy természetes személyhez kötődő profil. Ez hosszú távon személyfüggővé teszi a szervezeti kommunikációt: a kezelő személyének változása, kiesése vagy jogviszonyának megszűnése közvetlenül veszélyeztetheti a felület további kezelését és a szervezet hozzáférését.
Üzleti, üzletszerzési célú szervezeti jelenlétre a személyes profil nem megfelelő Facebook-felület. A Meta erre a célra a Facebook-oldalakat biztosítja, amelyekhez szervezeti és üzleti funkciók, többek között elkülönült kezelői jogosultságok, hirdetéskezelési és statisztikai lehetőségek kapcsolódnak. Ezért gazdasági társaság, intézmény vagy más szervezet esetében is Facebook-oldal létrehozása és megfelelő jogosultságkezelése a célszerű megoldás.
Mit lát ebből a látogató? Személyes profilra erősen utal, ha a név alatt „ismerős” szerepel, a felület „Jelölés” gombot kínál, illetve külön „Ismerősök” menüpont található rajta. A lenti példában szereplő, önkormányzati névvel és címerrel működő Facebook-felület első ránézésre hivatalos önkormányzati felületnek tűnhet, de a „136 ismerős”, a „Jelölés” gomb és az „Ismerősök” menüpont is egyértelművé teszi, hogy személyes Facebook-profilról van szó.
3. Facebook-csoport – közösségi kommunikációra szolgáló, eltérő felület ⚠️
A Facebook-csoport más célra szolgál, mint az oldal. Tagjai, adminisztrátorai és moderátorai vannak, és alapvetően közösségi, kétirányú kommunikációt tesz lehetővé.
Önkormányzati vagy intézményi használata önmagában nem kifogásolható, ha a szervezet tudatosan közösségi fórumként, a hivatalos Facebook-oldal kiegészítéseként működteti és a kezelési jogosultságokat megfelelően szervezi meg. A szervezet elsődleges Facebook-jelenlétének azonban célszerű Facebook-oldalt használni, a csoport ezt nem helyettesíti.
A csoport lehet nyilvános vagy privát:
- Nyilvános csoport: használható például helyi közösségi kommunikációra, véleménycserére, események vagy egy adott téma köré szerveződő kommunikációra. A tartalom nyilvánosan hozzáférhető, de a felület működési logikája továbbra is közösségi csoport, nem szervezeti oldal.
- Privát csoport: az általános lakossági tájékoztatásra és a nyilvánosság biztosítására jellemzően nem használt, és erre a célra nem is célszerű, hiszen tartalmához csak a csoport tagjai férnek hozzá.
Röviden: Facebook-oldal = hivatalos szervezeti jelenlét; Facebook-csoport = kiegészítő közösségi tér.
Mit lát ebből a látogató? A Facebook-csoport általában könnyen felismerhető: megjelenik a „Nyilvános csoport” vagy „Privát csoport” megjelölés, a tagok száma, valamint a „Csatlakozás” lehetősége.
A külső megjelenés nem mindig elegendő! ⚠️
A Facebook felülete folyamatosan változik és az egyes felülettípusok külső megjelenése egyre inkább hasonlíthat egymásra. Sokszor a szervezetnek sem könnyű megállapítania, hogy pontosan milyen típusú felületet használ.
Az „ismerős”, „Jelölés”, „Ismerősök”, illetve a „tag”, „Csatlakozás” megjelölések erős támpontot adnak, de kétség esetén nem elegendő kizárólag a nyilvános felületet vizsgálni.
A biztos ellenőrzéshez a hozzáférési és jogosultsági beállításokat is meg kell nézni: ki rendelkezik teljes körű irányítással, adható-e más személynek önálló kezelési jogosultság, és rendelkezik-e a szervezet olyan, általa kijelölt kezelővel, aki más kezelő hozzáférését szükség esetén vissza tudja vonni.
Ezek az információk az oldal nyilvánosan látható felülete alapján nem állapíthatók meg.
Az ellenőrzést az arra jogosult személy az oldalra átváltva, a Beállítások és adatvédelem → Beállítások → Oldal beállítása → Oldalhoz való hozzáférés menüpontban végezheti el. A megnyíló felületen külön láthatók a Facebook-szintű és a feladatszintű hozzáféréssel rendelkezők és az egyes személyekhez tartozó jogosultságok.
Új hozzáférés megadásakor külön engedélyezhető a teljes körű irányítás:
Az „Oldalhoz való hozzáférés” felületen ellenőrizhető, hogy kik és milyen jogosultságokkal férnek hozzá az oldalhoz. Saját Facebook-oldalunk beállításai a célszerű jogosultságkezelést szemléltetik: két kijelölt személy teljes körű irányítással rendelkezik, a további kezelő pedig csak a feladatai ellátásához szükséges jogosultságokat kapta meg:
Az alábbi táblázat összefoglalja, hogy az egyes Facebook-felülettípusok milyen külső jelek alapján ismerhetők fel és szervezeti kommunikációra mennyiben alkalmasak: